Laatst bijgewerkt: [datum invullen]
Let op: dit is een uitgebreid concept, opgesteld om alle wettelijk verplichte onderdelen te dekken — geen vervangend juridisch advies. Laat dit nalezen door een jurist gespecialiseerd in GDPR/gezondheidsrecht vóór je live gaat met echte patiëntendata, en vul de placeholders (bedrijfsgegevens, exacte bewaartermijnen, contactgegevens) aan.
Deel A — Privacyverklaring
Dit deel beschrijft hoe Flogo omgaat met jouw eigen accountgegevens (als logopedist/gebruiker), en geeft een algemeen overzicht van hoe patiëntgegevens verwerkt worden.
A1. Wie is verantwoordelijk
Flogo (["bedrijfsnaam", "ondernemingsnummer/BTW-nummer", "adres" invullen]) is verwerkingsverantwoordelijke voor jouw eigen accountgegevens (naam, e-mailadres, praktijkgegevens, facturatiegegevens van je abonnement). Voor patiëntgegevens die je in de app invoert, ben jij als logopedist de verwerkingsverantwoordelijke, en treedt Flogo op als verwerker — zie Deel B.
A2. Welke gegevens, en op welke rechtsgrond
- Accountgegevens (naam, e-mail, praktijknaam, betalingsgegevens) — verwerkt op basis van uitvoering van de overeenkomst (je gebruikersovereenkomst met Flogo) en, voor facturatie, een wettelijke verplichting (boekhoudwetgeving).
- Patiëntgegevens die je invoert (naam, geboortedatum, contactgegevens van ouders/voogd, diagnose, sessieverslagen, behandeldoelen) — dit betreft gezondheidsgegevens, een bijzondere categorie van persoonsgegevens onder Art. 9 GDPR. Jij verwerkt deze als zorgverlener op basis van Art. 9(2)(h) (gezondheidszorg); Flogo verwerkt ze uitsluitend in jouw opdracht als verwerker.
- Technische/gebruiksgegevens (inloggegevens, IP-adres bij aanmelding, gebruik van AI-functies voor facturatie-/limietdoeleinden) — op basis van gerechtvaardigd belang (beveiliging, misbruikpreventie, correcte facturatie van je abonnement).
A3. Waar gegevens verwerkt worden, en door wie (subverwerkers)
Flogo maakt gebruik van de volgende subverwerkers:
- Supabase (databank-hosting) — gegevens opgeslagen binnen de Europese Unie.
- Anthropic (AI-model voor automatische verslaggeneratie) — verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten, gedekt door een zakelijke Data Processing Agreement met Standard Contractual Clauses (goedgekeurde EU-modelbepalingen voor internationale doorgifte). Patiëntnamen worden waar mogelijk vervangen door een neutrale placeholder vóór verzending. Gegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
- Netlify (hosting van de applicatie zelf).
Een actuele lijst van subverwerkers kan je opvragen via het contactadres onderaan.
A4. Bewaartermijn
Accountgegevens worden bewaard zolang je account actief is. Bij opzegging van je account verwijderen wij je gegevens binnen [concrete termijn invullen, bv. 30 dagen] na het einde van de overeenkomst, behalve waar een langere wettelijke bewaarplicht geldt (bv. boekhoudkundige stukken: 7 jaar onder Belgisch recht). Patiëntgegevens: zie Deel B, want daar bepaal jij als verwerkingsverantwoordelijke de termijn.
A5. Jouw rechten
Voor je eigen accountgegevens heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid, en bezwaar. Vragen hierover: zie contactgegevens (A7).
A6. Toezichthoudende autoriteit
Zoals bij elk bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) — Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
A7. Contact
Vragen over deze privacyverklaring: [contactgegevens invullen, bv. e-mailadres]. Een specifiek aangeduide functionaris voor gegevensbescherming (DPO) is bij de huidige schaal van Flogo niet wettelijk verplicht en momenteel niet aangesteld; vragen komen terecht bij [naam/rol invullen].
Deel B — Verwerkersovereenkomst (Art. 28 GDPR)
Dit deel regelt de verwerking van patiëntgegevens: jij bent verwerkingsverantwoordelijke, Flogo is verwerker.
B1. Onderwerp, duur, aard en doel
Flogo verwerkt patiëntgegevens uitsluitend om jou de dienst te leveren: dossierbeheer, agenda, verslaglegging (inclusief AI-ondersteunde verslaggeneratie), facturatie en aanverwante functies. De verwerking duurt zolang je gebruikmaakt van Flogo, en eindigt bij beëindiging van je account (zie B7).
B2. Categorieën van gegevens en betrokkenen
Gegevens van patiënten (kinderen en volwassenen): naam, geboortedatum, contactgegevens van ouders/voogd, gezondheids- en behandelgegevens (diagnose, sessieverslagen, transcripties, behandeldoelen, testresultaten), en facturatiegegevens.
B3. Instructies
Flogo verwerkt patiëntgegevens uitsluitend op jouw gedocumenteerde instructie (met name: de functionaliteit die je actief gebruikt in de app), en nooit voor eigen doeleinden zoals marketing of het trainen van AI-modellen.
B4. Vertrouwelijkheid en beveiliging
Personen die namens Flogo toegang hebben tot patiëntgegevens zijn tot vertrouwelijkheid gehouden. Beveiligingsmaatregelen omvatten: versleuteling in transit (HTTPS) en at rest, toegangscontrole op databaseniveau (Row Level Security, zodat elke praktijk enkel haar eigen gegevens kan zien), en een dagelijkse/maandelijkse limiet op geautomatiseerde verwerkingen ter beperking van misbruik.
B5. Subverwerkers
Je gaat akkoord met de inzet van de subverwerkers vermeld in A3 (Supabase, Anthropic, Netlify). Flogo zal je informeren bij het toevoegen of vervangen van subverwerkers, zodat je de kans hebt bezwaar te maken.
B6. Bijstand aan jou als verwerkingsverantwoordelijke
Flogo helpt je, voor zover redelijkerwijze mogelijk binnen de functionaliteit van de app, om te voldoen aan verzoeken van patiënten/ouders (inzage, correctie, verwijdering) en aan je verplichtingen inzake beveiliging, datalekmelding en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.
B7. Datalekken
Flogo meldt een vastgesteld datalek dat patiëntgegevens betreft zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na vaststelling, aan jou als verwerkingsverantwoordelijke, zodat jij (indien vereist) tijdig de GBA en betrokkenen kan informeren binnen de wettelijke termijn van 72 uur.
B8. Verwijdering of teruggave bij einde
Bij beëindiging van je account verwijdert Flogo alle patiëntgegevens binnen [concrete termijn invullen, bv. 30 dagen], tenzij je vooraf een export aanvraagt. Een export van je dossiers kan je op elk moment zelf opvragen zolang je account actief is.
B9. Audit en verantwoording
Flogo stelt op eenvoudig verzoek redelijke informatie beschikbaar om aan te tonen dat aan deze overeenkomst wordt voldaan, en laat een audit toe binnen redelijke grenzen passend bij de schaal van een klein softwarebedrijf.
B10. Minderjarige patiënten
Veel patiënten zijn minderjarig. Toestemming voor en verantwoordelijkheid over de verwerking van hun gegevens ligt bij jou als zorgverlener, in relatie tot de ouders/voogd — Flogo heeft geen rechtstreekse relatie met de patiënt of diens ouders, en verwerkt enkel wat jij invoert.
